費用報銷及報銷管理

簡化僱員費用報銷及付款安排

HRPro 協助機構透過有系統的網上流程，管理僱員費用報銷申請、收據附件、覆核、審批、紀錄保存及報銷付款準備工作。

僱員可透過 HRPro 員工自助服務平台提交費用報銷申請；審批人員、人力資源部及財務團隊則可覆核申請、監察處理狀況、配合公司政策處理，並保存集中的費用報銷紀錄。

取代紙本表格及電郵跟進

不少機構仍以紙本表格、試算表、電郵及分散儲存的收據處理僱員費用報銷。這種方式可能導致資料遺漏、審批延誤、重複跟進、費用類別不一致，以及難以掌握申請處理狀況。

HRPro 將費用報銷流程整合於同一系統。僱員可連同證明文件提交網上申請，指定審批人員可覆核資料，而獲授權的人力資源部或財務使用者則可保存較完整的費用報銷歷史紀錄。

根據香港《稅務條例》第 51C 條，經營行業、專業或業務的人士須保存足以確定其應評稅利潤的收入及支出紀錄。相關紀錄包括憑證、發票、收據、銀行月結單及付款紀錄，通常須由交易日期起保存至少 7 年。

網上提交費用報銷申請

HRPro 員工自助服務平台讓僱員可透過獲授權的網上帳戶，方便地提交費用報銷申請。

• 輸入費用發生日期。

• 選擇適用的費用類別。

• 輸入費用說明及金額。

• 如已啟用附件功能，可上載收據或其他證明文件的電子副本。

• 按需要填寫公司自訂的其他欄位。

• 如已啟用批次提交安排，可先儲存申請後再一併提交。

• 透過網上方式提交申請，進入指定的審批流程。

可按機構設定控制可使用的費用類別，包括費用類別是否可於員工自助服務平台使用，以及是否適用於指定僱員類別。平台亦可按設定支援一次提交多項費用報銷申請。

配合公司費用報銷政策

有效的費用報銷流程，應清楚列明可報銷的項目、所需的證明文件、適用的僱員群組，以及每項申請所需的審批安排。

HRPro 可協助機構透過設定費用類別、申請欄位、開支限額、審批人員安排及員工自助服務平台資訊，反映本身的費用管理政策。

• 按公司需要設定費用類別。

• 指定哪些費用類別可供特定僱員群組使用。

• 設定自訂欄位，以收集機構所需資料。

• 按需要設定開支限額，以支援開支控制。

• 透過員工自助服務平台向僱員提供相關費用政策資訊。

• 按設定採用指定審批流程，包括多層審批安排。

• 在不同部門及僱員群組之間維持一致的處理方法。

妥善的費用報銷程序，應讓費用的業務用途、金額、日期、證明文件及審批狀況更容易追溯。稅務局亦將收據、發票、銀行紀錄及其他證明文件列為須保存的業務紀錄。

簡化覆核及審批流程

當僱員提交費用報銷申請後，HRPro 可按機構所設定的工作流程，將申請轉交予指定審批人員處理。

• 在費用報銷申請提交後通知審批人員。

• 讓獲授權審批人員覆核申請資料及證明文件。

• 按設定流程批准、拒絕或退回申請以索取補充資料。

• 按需要支援多層審批安排。

• 讓僱員查閱已提交申請的處理狀況。

• 通知僱員申請獲批准或被拒絕的結果。

• 協助人力資源部及財務團隊識別待處理及已完成的申請。

此審批流程旨在減少人手催辦及提升處理狀況的可視性，同時保留機構本身的授權層級及覆核程序。

有系統地保存收據及費用報銷紀錄

HRPro 可保存費用報銷申請及相關資料的中央歷史紀錄，協助獲授權使用者在需要時查閱相關資料。

• 保存申請詳情，包括費用日期、說明、類別、金額及處理狀況。

• 如已啟用，可保留已上載的收據影像或其他證明文件。

• 在申請工作流程中保留審批及處理資料。

• 按需要以僱員、費用類別、部門、期間或處理狀況覆核申請歷史。

• 產生費用報銷報表，支援處理、覆核及分析工作。

• 提升費用報銷資料的透明度及問責性。

這為紙本檔案及分散的電郵附件提供更有系統的替代方法，但並不取代機構對保存期限、資料保安、存取控制及財務紀錄管理程序的責任。

將已批准的申請連結至薪酬處理

如機構透過薪酬向僱員支付費用報銷款項，HRPro 可將已批准的費用報銷申請與薪酬處理連結。

• 按需要設定，將費用報銷資料產生為薪酬批次中的報銷付款資料。

• 支援透過月中或月結薪酬處理報銷款項。

• 減少將已批准的報銷資料再次人手輸入薪酬系統的工作。

• 讓費用報銷及薪酬報銷活動保持更佳的連結。

• 讓獲授權團隊在進行薪酬處理前覆核相關紀錄。

這項整合有助於減少額外的薪酬行政工作，同時讓機構保留本身的覆核及授權程序。

為僱員及管理人員提供更佳可視性

HRPro 協助僱員及獲授權管理人員查閱與其角色相關的費用報銷資料。

僱員

• 可在方便的時間提交網上費用報銷申請。

• 上載收據及證明文件。

• 追蹤已提交申請及其處理狀況。

• 接收申請獲批准或被拒絕的通知。

• 在獲授權的情況下查閱費用報銷申請歷史。

審批人員

• 接收已提交費用報銷申請的通知。

• 覆核申請資料及已附上的證明文件。

• 按所授權限批准、拒絕或退回申請。

• 透過較一致的工作流程處理費用報銷申請。

人力資源部及財務團隊

• 設定費用類別、申請欄位、政策資訊及審批人員安排。

• 監察申請、工作流程狀況及待處理審批。

• 查閱中央紀錄及報表，以作獲授權的處理及覆核。

• 在適用情況下，為已批准的報銷款項準備薪酬處理。

• 維持更有系統的費用報銷行政紀錄。

按機構費用報銷流程作出設定

不同機構的費用報銷政策各有不同。HRPro 可按公司的費用類別、僱員資格、所需申請資料、證明文件要求、審批層級、付款安排及報表需要作出設定。

• 支援交通、膳食、住宿、電話及其他公司自訂費用項目等常見費用類別。

• 設定費用類別及僱員使用資格規則。

• 按需要要求填寫額外欄位或附上證明文件。

• 設定審批工作流程及多層審批安排。

• 提供員工自助服務平台，支援網上提交申請。

• 保存中央費用報銷紀錄及報表。

• 按需要將已批准的報銷款項連結至薪酬處理。

預約費用報銷系統示範

了解 HRPro 如何協助機構以更清晰的網上費用報銷及付款流程，取代紙本申請表格、電郵跟進及分散儲存的收據紀錄。